Kategori: Kunskapsbank

Upphandlingsföreskrifter

Själva upphandlingssituationen hanteras i Aff av Upphandlingsföreskrifter samt rådstexter om hur man upprättar ett anbudsformulär. Upphandlingsföreskrifterna är en välutvecklad mall där det finns såväl rådstexter som exempeltexter att låta sig inspireras av, allt strukturerat i olika kapitel.

Regler för upphandlingen

Upphandlingsföreskrifterna hanterar enbart vad som ska ske i upphandlingsskedet, såsom kontaktpersoner för anbudet, när anbudet ska lämnas, kvalificering och utvärdering m.m. När entreprenaden väl påbörjas har normalt inte upphandlingsföreskrifterna någon funktion längre, även om de fortfarande är en del av förfrågningsunderlaget.

Vill du ställa kvalificeringskrav som också ska upprätthållas under entreprenadtiden, såsom krav på kvalitetsledning? Då kan det vara bra att ställa de kraven i övriga handlingar och sedan hänvisa dit från Upphandlingsföreskrifterna, så blir kraven lättare att följa upp under entreprenadtiden.

Texterna i Upphandlingsföreskrifterna är anpassade för att klara regelverken gällande offentliga upphandlingar, men strukturen är även väl användbar vid alla typer av upphandlingar. Rådstexterna anger dessutom de ställen då det normalt skiljer sig mellan offentliga och icke offentliga upphandlingar, t.ex. när man vanligtvis använder andra termer.

Upphandlingsföreskrifterna innehåller sju kapitel:

  • UF1 Allmän orientering
  • UF2 Kontaktpersoner, visning av objekt
  • UF3 Upphandlingens förutsättningar
  • UF4 Prövning
  • UF5 Utvärdering av anbud
  • UF6 Meddelande om beslut efter anbudsprövning efter tilldelningsbeslut
  • UF7 Tecknande av kontrakt

Objektsbeskrivning

Objektsbeskrivningen har en viktig funktion i ett Aff-avtal. För att kunna beskriva en tjänst så behöver man också beskriva ”åt/på vad, för vem” tjänsten ska utföras. ”Vad” och vem” är då Objekten som tjänsten ska utföras på/i/till. Och för att kunna beräkna omfattningen av arbetet så behöver man dessutom information om de objekten som ska ingå. Det är objektsbeskrivningens roll att ge den informationen.

Om avtalet exempelvis rör städning av fastigheter, så behöver vi veta med om de objekt som ska städas. 


I Tjänstebeskrivningen framgår det kanske att städning sker av trapphus, och då behöver objektsbeskrivningen svara på följande frågor:

  • Vilka trapphus är det som inår?
  • Hur stora är de?
  • Vad har de för relevanta egenskaper?
Close-up woman cleaning railing of stairs

I det här fallet så kanske det skulle framgå att det rör ett trapphus om 100 kvm på Storgatan 1, att det är fem våningar och golvet är av marmor.

Objektsbeskrivningen utgörs ofta av såväl löptext som tabeller med fakta och kanske också bilder. Vad som bör stå varierar med entreprenadens omfattning, exempelvis vilka tjänster som ingår.

I Aff Avtalssystem finns det stödjande dokument som ger råd kring upprättandet av en objektsbeskrivning, samt ett förslag till excelmall för upprättandet.

Tjänstebeskrivning

För att beskriva vad som ska utföras och hur, finns det något som kallas Tjänstebeskrivningar. Tjänstebeskrivningarna är uppdelade på tio tjänsteområden som kan liknas vid kapitel, och namnen speglar innehållet i tjänsteområdet. 

Varje tjänsteområde har också en kod, från SA till SJ. S står för Stödtänster och den andra bokstaven är endast en littra. Under huvudkoden finns en underliggande kodstruktur för att kunna beskriva tjänsterna på ett tydligt sätt. En arbetsuppgift hör normalt hemma på ett ställe i strukturen, men eftersom tjänster inte är fyrkantiga så kan det ibland uppstå frågetecken om var en tjänst hör hemma. I det fallet får du beskriva tjänsten tydligt och lägga den på ”bästa stället”, det finns inga formkrav som ställer till det.  

Oavsett om det handlar om en funktionsentreprenad eller en utförandeentreprtenad så är det Tjänstebeskrivningarna som preciserar utförandet.  Arbetsuppgifterna kan beskrivas med hjälp av Åtgärdskrav och tillhörande Utförandetid, eller med hjälp av Funktionskrav och tillhörande Acceptanskriterie.

Förutom att beskriva tjänsterna så innehåller Tjänstebeskrivningarna även kolumner för gränsdragning. Det innebär att du vid respektive arbetsuppgift kan beskriva vem som är ansvarig, och vilken ersättningsmodell som gäller.

Samtliga tjänsteområden har samma typ av struktur och lika gränsdragningskolumner, vilket gör det lätt att kombinera tjänster på det sätt som passar den enskilda entreprenaden.

Våra tjänsteområden

Köpta tjänster inom upphandling, ledning och samordning, uppföljning och verksamhetsutveckling.  

SA Verksamhetsledning används endast när beställaren vill köpa ledningstjänster av leverantören som går utöver det leverantören behöver för att leda sitt eget utförande i entreprenaden. Exempelvis om Leverantören för Beställarens räkning förväntas handla upp och styra sidoleverantörer. 

Fastighetsrelaterade tjänster som en förvaltare normalt utför, både inom teknik och hyresgäster.

Exempelvis uthyrning, hyresgästkommunikation, planerat underhåll, och hantering av myndighetskrav.

Det tekniska arbete som normalt sker på plats i fastigheten såsom tillsyn, skötsel och avhjälpande underhåll för byggnad och installationer.

Motsvarande arbete för brandskyddsinstallationer återfinns dock samlat med övrigt brandskyddsarbete i SG Säkerhet.

Tjänster som utförs i utemiljön såsom tillsyn, skötsel och avhjälpande underhåll. Även vinterväghållning och renhållning ingår i SD utemiljö.

Tjänsteområdet omfattar hela utemiljön –  både gatumiljöer, vegetationsytor, vattenhantering  och utrustning såsom lek- och idrottsutrustning. 

Städning av olika typ – regelmässig städning, periodisk städning samt specialstädning såsom sanering.

Tjänsterna avser främst städning i och på byggnad och inte yttre renhållning.

Tjänsterna kallas ofta arbetsplatsservice, och mottagaren är en organisation till skillnad från de fastighetsrelaterade tjänsteområdena.

Exempel på tjänster är hantering av inventarier, förråd, avfall, post- och gods, flyttar, flyttning, fordon och liknande.

Tjänster som omfattar både planering, uppföljning och praktiskt arbete på plats för hela säkerhetsområdet.

Det innebär att alla delar av det systematiska brandskyddsarbetet (SBA) finns samlat här, precis som passagesystem och övervakningssystem samt bevakningstjänster.

Omfattar tjänster där Leverantören ansvarar för kundkontakten.

Samlat här finns den vanligt förekommande funktionen serviceanmälan (felanmälan), men även annat kundbemötande i form av reception och telefoni.

Tjänster som på något sätt innehåller mat och dryck – allt ifrån pentryservice och fruktkorgar på kontoret till stora kostentreprenader åt kommuner och landsting.

Tjänster som ibland även kallas ekonomisk förvaltning, men som inte behöver ha något med fastighetsförvaltning att göra.

Innehåller ekonomisk redovisning, alltifrån bokföring och årsredovisningar, till hyresadministration och personaladministration.

Övergripande tjänstekrav

Aff har traditionellt varit bra på att beskriva utförande av olika arbetsuppgifter, men sämre på att beskriva de krav på leveransen/entreprenaden som inte är kopplade till en specifik arbetsuppgift. Dessa krav har vi nu samlat i ett dokument som har namnet Övergripande tjänstekrav. 

Här kan du formulera och utveckla dessa krav, så att det blir lätt att förstå samt att följa upp efterlevnaden.

Kodstrukturen börjar på S, precis som Tjänstebeskrivningarna. Men istället för SA-SJ så är numreringen i Övergripande tjänstekrav S1-S6. De Övergripande tjänstekraven gäller, med hjälp av en utökad pyramidregel, för alla tjänsteområden i det aktuella avtalet.

Rubrikerna är lika de som återfinns i Kontraktsformuläret, men innehållet skiljer sig åt. Exempelvis återfinns här tider för utförande såsom inställelsetider (S6 Tider), medan Kontraktsformuläret innehåller kontraktstid och uppsägning (K4 Tider).

Innehållet i Övergripande tjänstekrav

  • S1 Utförande
  • S2 Material
  • S3 Tillhandahållanden, hjälpmedel m.m.
  • S4 Personal
  • S5 Kommunikation och dokumentation
  • S6 Tider

Kontrakt

Kontraktsformuläret är ett dokument som utgör basen för upprättandet av ett kontrakt. I ett upphandlingsförfarande är Kontraktsformuläret en del av förfrågningsunderlaget, för att anbudsgivarna ska kunna ta del av vad de förväntas underteckna om de vinner anbudsgivningen. Kontraktsformulär omvandlas sedan till Kontraktet när det är ifyllt för den enskilda entreprenaden och undertecknat av parterna.

Innehållet i kontraktsformuläret har fokus på juridik och ekonomi, d.v.s. förhållandet mellan parterna. 

Strukturen i följer kapitlen i ABFF, och lite förenklat kan man säga att syftet är att utöka de allmänt gällande regleringarna i ABFF med det som gäller för den enskilda entreprenaden.

Exempel

I kapitel ABFF 15 kap 2 § 4 anges att statuskontroll ska ske då entreprenaden påbörjas, om inte annat anges i övriga handlingar. I Kontraktsformuläret kan då formerna för statuskontrollen i den aktuella entreprenaden anges.

Notera att det endast är texter som reglerar förhållandet mellan parterna som hör hemma i Kontraktsformuläret. Krav som är kopplade till utförandet återfinns istället i dokumentet Övergripande tjänstekrav.

Kontraktsformuläret innehåller förhållandevis få färdiga exempeltexter, då innehållet är tätt kopplat till den aktuella beställarens krav på sin motpart. Istället finns det mycket rådstexter som stöd.

Innehållet i Kontraktet

  • K0 Parterna och allmänt om entreprenaden
  • K1 Omfattning
  • K2 Utförande
  • K3 Organisation
  • K4 Tider
  • K5 Ansvar
  • K6 Ekonomi
  • K7 Avslutande statuskontroll
  • K8 Avbeställning och hävning
  • K9 Tvist
  • K10 Övrigt

Aff-definitioner

Aff-definitioner är ett dokument som definierar ett antal termer som är vanligt förekommande i Aff-avtal. Definitionerna är väsentliga för att undvika missförstånd och tolkningsproblem om vad ett ord innebär. Idag innehåller Aff-definitioner strax under 60 definitioner, några är gemensamma med AB/ABT.

Aff-definitioner genomgick en större förändring och utökning 2010 då termer från europeiska FM-standarden inarbetades. I revideringen 2015 så återgick Aff-definitioner till att endast hantera de termer som ansågs behöva en Aff-specifik definition.

Det är viktigt att läsa Aff-definitioner tillsammans med resten av avtalet, för att kunna tolka innehållet. Exempelvis anger definitionen av Tillsyn att rapportering av eventuella avvikelser ingår, vilket kan vara av betydelse.

Senaste är Aff-definitioner 15 och innan dess var det Aff-definitioner 10.

Teknisk förvaltning energi

Teckna avtal om energioptimering!

Visst du att utredningar visar att det relativt enkelt går att minska energianvändningen mellan 15–20 procent genom att optimera värme – och ventilationssystem? Alltså utan att göra stora investeringar – bara genom att nyttja det byggnaden redan har! Och att fastigheter som är Bostadsrätter generellt använder mer energi än andra? Med andra ord finns det både pengar och miljö att spara, och det är inte svårt.

I projekt finansierat av Energimyndigheten har man tagit fram ett enkelt avtal som är anpassat till mindre fastighetsägare, exempelvis en Brf. Avtalet följer Aff och ger dig en trygg grund. 

Nedan ser du en video som visar vad energioptimering innebär.  

Att handla upp Teknisk förvaltning energi

Förhoppningsvis har du fått inspiration av videon och är redo att sänka fastighetens energianvändning. Börja med att ladda ner vår avtalsmall, anpassad just för Teknisk förvaltning energi och mindre fastighetsägare. Ta sedan del av utbildningen som lär dig hur mallen ska användas. Sedan är du redo för att själv skicka ut en förfrågan till olika leverantörer. Som en hjälp på traven kan du också läsa ett färdigt avtal för den påhittade föreningen Brf Herrgårdsosten. Avtalet innehåller även kommentarer om Brf Herrgårdsosten har gått tillväga när de fyllt i den.

Smiling girl student wear wireless headphone study online with skype teacher, happy young woman learn language listen lecture watch webinar write notes look at laptop sit in cafe, distant education
Ta del av utbildningen
Pensive mature businesswoman reading contract, planning project, brainstorming. Portrait of attractive asian secretary reading, working with documents, sitting at workplace
Se ett exempelavtal
Skriver
Ladda ner avtalsmall

Mindre fastighetsentreprenader

Detta är en förenklad Aff-mall anpassad för t.ex. bostadsrättsföreningar och mindre fastighetsägare/ fastighetsbestånd. Mallen är framtagen för att det skall bli lättare även för mindre beställare att använda Aff för att handla upp fastighetsförvaltning, ekonomisk redovisning, fastighetsdrift och trappstäd. 

Mallen består av några olika delar som gör det lätt att skapa en förfrågan. Du arbetar i Avtalssystemet, men får även tillgång till särskilda instruktioner och mallar för det som inte finns i Avtalssystemet.

Här beskrivs kortfattat upphandlingsprocessen från förfrågan till tecknat avtal. En handfast beskrivning av hur man använder mallen för att skapa förfrågningsunderlag och avtal ingår också. Instruktionen är en pdf-fil.

Både Kontrakt och Tjänstebeskrivning skriver du direkt i Avtalssystemet. Kontraktet innehåller de ekonomisk-juridiska regleringarna och är tämligen kortfattat. Tjänstebeskrivningen är däremot omfattande, den innehåller alla de tjänster som leverantören ska utföra. De tjänster som finns i mallen är:

  • Fastighetsförvaltning (både teknisk och ekonomisk)
  • Drift och avhjälpande underhåll för byggnad, installationer och utemiljö
  • Städning

Anbudsbrevet är ett kortfattat brev som man skickar med förfrågningsunderlaget och där man anger vilken information man vill ha från anbudsgivaren, när anbuden skall vara inne och liknande.

Objektsbeskrivningen är en kortfattad mall som hjälper dig att beskriva dina fastigheter och markområden. Båda dessa är wordfiler som du själv kompletterar innan du skickar ut dem.

Städentreprenader

Aff konceptet ger tydliga avtal och spelregler

Städmallen innehåller en delmängd av Avtalssystemet, med texter anpassade för mindre och medelstora städentreprenader. Mallen är framtagen för att det ska bli lättare att handla upp entreprenader som enbart innehåller städtjänster, oavsett om det är trapphusstäd eller städning av verksamhetslokaler. 

Alla delarna iAvtalsysstemet är i mallen anpassade efter en städentreprenad, såväl rådstexter som exempeltexter. Däremot får du inte tillgång till övriga tjänsteområden som finns i Avtalsysstemet. Utöver de anpassade texterna i Avtalssystemet finns även en anpassad excel-mall för att upprätta en objektsbeskrivning.

Ska du handla upp städtjänster i kombination med andra tjänster behöver du köpa en komplett inloggning till Avtalssystemet. Du får då tillgång till Städmallen samt övrigt innehåll. Det gör att du då kan lägga till valfria övriga tjänster till Städmallen.

ABFF

ABFF är den grund som samtliga övriga Aff-dokument vilar på. ABFF står för ”Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service” och kan jämföras med byggbranschens AB04, ABT06 och ABK09. Men medan de regelverken är anpassade för projekt med början och slut, är ABFF anpassat för återkommande tjänster såsom drift, underhåll och servicetjänster.

ABFF är ett dokument som inte ändras för den specifika entreprenaden, utan man anger bara att ABFF av en viss årgång gäller. Man kan dock göra avsteg från det som står i ABFF, genom att ange dessa ändringar i Kontraktsformuläret. Det krävs att man uttryckligen frångår ABFF och detta bör endast göras med största försiktighet.

ABFF är indelad i nio kapitel som också återkommer i Kontraktsformuläret: Omfattning, Utförande, Organisation, Tider, Ansvar, Ersättning, Avslutande statuskontroll, Avbeställning och hävning samt Tvist.

Senaste versionen av ABFF är ABFF 15 och innan dess var det ABFF 12.